Konfiguration eines hierarchischen Addressbuches in Exchange Server

Das hierarchische Adressbuch (HAB) ermöglicht es Endbenutzern, in ihrem Outlook Adressbuch über eine Organisationshierarchie nach Empfängern zu suchen. Diese Adressbuch-Funktion ist mit Exchange 2010 SP1 eingeführt worden, wenn Clienten ab Outlook2010 / 2013 verwendet werden. In der Regel können die Benutzer nur auf die begrenzte normale globale Adressliste und die dazugehörigen Empfängereigenschaften zugreifen. Oft bildet allerdings diese Struktur der globalen Adressliste überhaupt nicht die Hierarchie unter den Empfängern im jeweiligen Unternehmen wieder. Zumal kann die standartmäßige Struktur wesentlich unübersichtlicher sein.

Wichtig ist zu beachten, daß vorher noch keine Adressbuchrichtline zugeordnet wurde.

In einem hierarchischen Adressbuch wird die Stammorganisation (z. B. Ducktales LTD) als oberste Ebene verwendet.
 

DucktalesLTD
-Verwaltung 
 --- Management 
 --- Controlling 
 --- Buchhaltung

-Abteilungsleiter
-Marketing  
 --- Design  
 --- Grafikabteilung

-Produktion
-Einkauf
-Vertrieb  
 --- Lager  
 --- Logistik

-IT  
--- Support

-Praktikanten
-Räume & Geräte

Unter dieser obersten Ebene können nun mehrere untergeordnete Ebenen hinzugefügt werden, um ein angepasstes hierarchisches Adressbuch zu erstellen, das gemäß Geschäftsbereich, Abteilung oder in einer beliebigen anderen gewählten Organisationsebene segmentiert ist.


Es ist sinnvoll, die Verteilergruppen in eine spezielle Organisationseinheit (OU) im Active Directory zu platzieren, so dass es keine Verwechslung über ihren Zweck gibt. Für dieses Beispiel erstellen wir eine neue OU auf dem Domänen Controller mit dem Namen "HAB" (Hierarchical Address Book).

Mit der Exchange Verwaltungsshell erstellen wir als Erstes eine Verteilergruppe, die die Wurzel unseres Unternehmens in der Struktur wird:

New-DistributionGroup "DucktalesLTD" -OrganizationalUnit:"HAB"

Nun Konfigurieren wir diese Gruppe zu einer hierarischen Gruppe und teilen Exchange mit, das dies unsere Stamm-Verteilergruppe sein soll:

Set-Group "DucktalesLTD" -IsHierarchicalGroup:$true

Set-OrganizationConfig -HierarchicalAddressBookRoot "DucktalesLTD"

Die Veränderung wird erst sichtbar, wenn Outlook ein Update des Adressbuches durchgeführt hat.

Jetzt können die untergeordneten Verteilergruppen mit Hilfe der Exchange Management Shell erstellt werden.
Eine einzelne Verteilergruppe wird mit diesem Befehl so erstellt:

New-DistributionGroup -Name:"Buchhaltung" -DisplayName:"Buchhaltung" -Alias:"Buchhaltung" -Notes:" Verteilergruppe fuer Abteilung Buchhaltung" -OrganizationalUnit:"OU=HAB,DC=Ducktales,DC=LTD" -Type:"Distribution" | Set-Group -IsHierarchicalGroup:$true

Noch schneller geht es auch über die Shell, wenn man alle Gruppen in einem Befehl zusammenfasst:

"Verwaltung","Management","Controlling","Buchhaltung","Abteilungsleiter","Marketing","Design","Grafikabteilung","Produktion","Einkauf","Vertrieb","Lager","Logistik","IT","Support","Praktikanten","Räume & Geräte" | %{New-DistributionGroup -name $($_) -Displayname $($_) -alias $($_) -notes "Verteilergruppe fuer Abteilung $_" -OrganizationalUnit "OU=HAB,DC=Ducktales,DC=LTD" -type Distribution | Set-Group -isHierarchicalGroup $true}

Oder die Verteilergruppen können aber auch manuell in der gleichen OU "HAB" mit dem webbasierten Exchange Admin Centers (ECP) erstellt werden und dann auf "hierarchisch" mit diesem Befehl konfiguriert werden:

Get-Group -OrganizationalUnit "HAB" | Where {!($_.IsHierarchicalGroup)} | Set-Group -IsHierarchicalGroup $true

Überprüfen können wir dies auf dem Domaincontroller mit dem ADSI Editor (adsiedit.exe) wenn das "msOrg-IsOrganzational" Attribut auf TRUE steht:



Um die gewünschte Organisationsstruktur abbilden zu können, müssen die Verteilergruppen noch ineinander verschachtelt bzw. modelliert werden.

Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Verwaltung" 
"Management","Controlling","Buchhaltung" | %{Add-DistributionGroupMember Verwaltung -member $_}
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Abteilungsleiter"
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Marketing"
"Design","Grafikabteilung" | %{Add-DistributionGroupMember Marketing -member $_}
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Produktion"
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Einkauf"
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Vertrieb"
"Lager","Logistik" | %{add-distributiongroupmember Vertrieb -member $_}
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"IT"
"Support" | %{Add-DistributionGroupMember  Vertrieb -member $_}
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Praktikanten"
Add-DistributionGroupMember DucktalesLTD -member:"Räume & Geräte"

Zum Feintuning können die einzelnen Empfänger inklusive der verschachtelten Gruppen in ihrer Rangfolge beliebig geändert werden. Standartmässig werden die Gruppen und Empfänger nämlich alphabetisch sortiert. Dies ist unter Umständen nicht gewünscht. Mit dem Parameter -SenorityIndex kann mit den Powershell CmdLets "Set-User" und "Set-Group" die Reihenfolge beliebig angepasst werden. Der Wert, der mit dem Parameter -SeniorityIndex gespeichert werden kann, muss zwischen 0 und 2147483647 liegen. Der Empfänger, der den höchsten Wert stehen hat, wird an erster Stelle im Adressbuch angezeigt.

Set-Group "Verwaltung" -SeniorityIndex:999
Set-Group "Abteilungsleiter" -SeniorityIndex:800 
Set-Group "Einkauf" -SeniorityIndex:500 
Set-Group "Vertrieb" -SeniorityIndex:300
Set-Group "Marketing" -SeniorityIndex:200 
Set-Group "IT1 -SeniorityIndex:100 
Set-Group "Praktikanten" -SeniorityIndex:10 
Set-Group "Räume & Geräte" -SeniorityIndex:1 

Set-User "apreuss" -SeniorityIndex:9999
Set-User "andi" -SeniorityIndex:9998

Leider ist dieses Adressbuch-Feature von Microsoft noch nicht für die Outlook Web App realisiert worden.