FileMaker Pro

Dieser Text beschreibt die Installation und Konfiguration von FileMaker Pro auf einem macOS-Rechner zur Entwicklung eines individuellen CRM-Systems.

1. Installation von FileMaker Pro auf macOS

a. Systemvoraussetzungen prüfen

Bevor Sie mit der Installation beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr macOS die Systemanforderungen für die aktuelle Version von FileMaker Pro erfüllt:

  • Betriebssystem: macOS Monterey, macOS Big Sur oder macOS Catalina
  • Prozessor: Intel- oder Apple Silicon-Prozessor
  • RAM: Mindestens 8 GB, empfohlen sind 16 GB
  • Speicherplatz: Mindestens 2 GB freier Speicherplatz für die Installation

b. FileMaker Pro herunterladen

  1. Gehen Sie zur FileMaker-Website.
  2. Melden Sie sich an oder erstellen Sie ein Konto.
  3. Laden Sie die aktuellste Version von FileMaker Pro für macOS herunter.

c. Installation von FileMaker Pro

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene .dmg-Datei, um das Installationsprogramm zu starten.
  2. Ziehen Sie das FileMaker Pro-Symbol in den Ordner "Programme".
  3. Nach Abschluss der Installation finden Sie FileMaker Pro im Ordner "Programme".
  4. Starten Sie FileMaker Pro, und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Software zu aktivieren. Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

2. Erstellen einer neuen FileMaker-Datenbank für Ihr CRM-System

a. Neue Datenbank erstellen

  1. Starten Sie FileMaker Pro.
  2. Wählen Sie im Startbildschirm "Erstellen" und dann "Neue Datei".
  3. Wählen Sie einen Speicherort für Ihre Datei und geben Sie ihr einen passenden Namen, z. B. CRM.fmp12.
  4. Klicken Sie auf "Speichern".

b. Datenbankstruktur definieren

Um ein CRM-System zu erstellen, müssen Sie Tabellen, Felder und Beziehungen zwischen diesen definieren.

  1. Tabellen erstellen:
    • Gehen Sie zu "Datei" > "Datenbank verwalten" > "Tabellen".
    • Erstellen Sie Tabellen wie Kontakte, Firmen, Verkäufe, Aufgaben usw.
  2. Felder hinzufügen:
    • Wählen Sie eine Tabelle aus und klicken Sie auf "Felder".
    • Fügen Sie Felder hinzu, die für Ihr CRM relevant sind, wie Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Notizen, Verkaufsdatum, Produkt, Betrag, usw.
  3. Beziehungen definieren:
    • Wechseln Sie zur Registerkarte "Beziehungen".
    • Ziehen Sie die Felder, um Beziehungen zwischen den Tabellen zu erstellen, z. B. zwischen Kontakte und Firmen (jede Firma kann mehrere Kontakte haben), oder Verkäufe und Produkte.

3. Layouts erstellen und anpassen

Layouts sind die Benutzeroberflächen, mit denen Sie und Ihre Benutzer mit den Daten interagieren.

  1. Layout für Kontakte erstellen:
    • Gehen Sie zu "Layouts" > "Layout verwalten".
    • Erstellen Sie ein neues Layout für die Tabelle Kontakte.
    • Passen Sie das Layout an, indem Sie Felder, Textfelder, Dropdowns und andere Steuerelemente hinzufügen.
  2. Navigation zwischen Layouts:
    • Erstellen Sie Schaltflächen und Scripte, die es den Benutzern ermöglichen, zwischen verschiedenen Layouts (z. B. von Kontakte zu Firmen) zu navigieren.
  3. Design anpassen:
    • Passen Sie Farben, Schriftarten und Layouts an, um das Erscheinungsbild Ihrer Anwendung zu optimieren.
    • Verwenden Sie die integrierten Design-Tools von FileMaker, um ein benutzerfreundliches Interface zu gestalten.

4. Automatisierungen und Scripte erstellen

FileMaker bietet die Möglichkeit, Prozesse durch Scripting zu automatisieren.

  1. Scripte für gängige Aufgaben erstellen:
    • Erstellen Sie Scripte für Aufgaben wie das Erstellen neuer Datensätze, das Suchen nach bestimmten Datensätzen oder das Generieren von Berichten.
    • Gehen Sie zu "Scripte" > "Scripte verwalten" und erstellen Sie neue Scripte nach Bedarf.
  2. Trigger einrichten:
    • Verwenden Sie Skript-Trigger, um Aktionen bei bestimmten Ereignissen (wie das Betreten eines Layouts oder das Verändern eines Feldes) auszuführen.

5. Sicherheit und Benutzerrechte konfigurieren

Um die Daten in Ihrem CRM zu schützen, sollten Sie Benutzerrechte und Sicherheitsmaßnahmen einrichten.

  1. Benutzerkonten und Privilegien:
    • Gehen Sie zu "Datei" > "Sicherheit".
    • Erstellen Sie verschiedene Benutzerkonten und Gruppen (z. B. Admin, Mitarbeiter, Gast).
    • Weisen Sie jedem Benutzer oder jeder Gruppe spezifische Rechte zu, wie das Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen von Datensätzen.
  2. Verschlüsselung und Sicherheit:
    • Aktivieren Sie die Verschlüsselung der Datenbank, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
    • Konfigurieren Sie SSL für eine sichere Kommunikation zwischen FileMaker Server und den Clients (falls Sie FileMaker Server verwenden).

6. Testen und Bereitstellen

Bevor Sie Ihr CRM-System in den produktiven Einsatz überführen, sollten Sie es gründlich testen.

  1. Testen Sie die Funktionen:
    • Testen Sie alle Funktionen, Layouts und Scripte, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
  2. Benutzerfeedback einholen:
    • Geben Sie das System an einige Benutzer zum Testen, und holen Sie Feedback ein, um Verbesserungen vorzunehmen.
  3. System bereitstellen:
    • Wenn alles funktioniert, können Sie die Datenbank auf einem FileMaker Server bereitstellen oder auf andere Weise mit Ihren Benutzern teilen.

7. Weiterentwicklung und Anpassung

Ein CRM-System ist ein dynamisches Werkzeug, das sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickeln sollte.

  • Regelmäßige Updates: Fügen Sie neue Funktionen und Verbesserungen basierend auf den Bedürfnissen Ihrer Benutzer hinzu.
  • Datenintegrität überwachen: Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt und konsistent bleiben.
  • Support und Schulung: Bieten Sie Schulungen für die Benutzer an, damit diese das System effektiv nutzen können.

Die Installation und Konfiguration von FileMaker Pro auf macOS ermöglicht es, ein vollständig angepasstes und skalierbares System für ein Unternehmen zu erstellen. Durch die beschriebenen Schritte in dieser Anleitung kann man die Grundstruktur aufbauen, das Design anpassen, Scripte für Automatisierungen erstellen und das System schließlich für den produktiven Einsatz bereitstellen.